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7 dicas Fundamentais para Gestão e Negociação de Contratos

Capa Gestao e Negociacao de Contratos

O engenheiro gestor de obras deve passar longe de ser apenas um gestor de contratos, porém essa função é parte muito importante da sua atuação. Como já abordamos em nossos conteúdos, colocando em prática as funções básicas da gestão – planejamento, organização, direção e controle – o gestor deve se antecipar aos problemas, encontrando e agindo nas causas raízes.

Nesse sentido, se desenvolver para estabelecer negociações bem pensadas é uma ótima maneira de atingir alguns desses objetivos, abordando os pontos críticos e estando cientes de que se trata de uma relação ganha-ganha. Além disso, é uma etapa crucial para a criação de um documento fiel à vontade e à demanda das partes, o que o possibilita ser bem executado e bem-sucedido.

Observando o mercado, não é difícil perceber que quem trabalha na negociação em contratos precisa ter pensamento crítico, velocidade de raciocínio, espírito conciliador e empatia, mas, ao mesmo tempo, ser aguerrido o bastante para lutar pela manutenção do que realmente interessa à sua empresa. Equilíbrio é a palavra-chave.

Quando falamos de gestão vamos um pouco além das negociações em si, pois esta contempla aspectos mais amplos, desde as estratégias para as cotações dos serviços e escolha das empresas, até a administração dos fornecedores durante a execução do contrato, as interferências com agentes internos e externos, e o encerramento do contrato de forma que ambas as partes almejem mais trabalhos em parceria.

No artigo de hoje, preparamos 7 dicas para que você esteja atento a aspectos fundamentais para a gestão e negociação de contratos. Confira!

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1. Concorrência: eleve o nível das propostas

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Você já deve ter ouvido a expressão: “quem tem um, não tem nenhum”. Pois bem, invista no cultivo de mais de um parceiro para cada serviço, visando sempre uma concorrência saudável.

Bons fornecedores e prestadores verão isso com bons olhos, pois todos terão suas oportunidades e farão seu melhor para demonstrar suas qualidades, o que é ótimo para o seu resultado e de sua obra.

Desconfie daqueles “parceiros” que querem exclusividade, que não aceitam perder uma obra sequer. Além disso, não feche as portas para o mercado, esteja atento a novos produtos, ideias, metodologias, etc.

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2. Opte pela melhor relação custo-benefício

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Expressão que deve pautar a escolha dos seus fornecedores e prestadores. CUSTO é fácil entender, pois basicamente deve caber no seu bolso (orçamento). BENEFÍCIO é um pouco mais complexo, pois se distingue de acordo com a empresa, obra, etapa, produto, serviço. Porém, basicamente deve apresentar um resultado igual ou acima da média.

Portanto, indicamos que nunca contrate apenas visando custo, pois o barato pode sair caro. Mirar no mais caro, que oferece as melhores qualidades, também não vai adiantar se não atender custo e prazo da obra. Daí a expressão: procure analisar e decidir pela melhor relação custo-benefício.

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3. Evite aditivos com um escopo detalhado e completo

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Capriche no escopo das cotações. Uma negociação que hoje parece uma ótima conquista para os futuros resultados da obra, pode acabar virando surpresa ao final dela por falhas no escopo do contrato.

Esteja atento para incluir todos os serviços no fechamento do negócio, evite deixar pequenos serviços para serem negociados no decorrer da obra, pois tudo que for acrescido será cobrado a mais. O poder de barganha inicial é muito maior, englobando tudo em pacotes de serviços.

De quebra, ainda se tem mais um ganho com o detalhamento do escopo: a garantia de que estará claro para todos os fornecedores o que deve ser orçado. Muitas vezes encontramos dificuldades no comparativo de propostas por estas apresentarem particularidades que cada agente julgou importante incluir. A proposta mais barata pode não estar contemplando tudo o que é necessário, enquanto a mais cara pode estar orçando muito além da conta. Fique atento!

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4. Estabeleça critérios claros de reajuste

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É um item simples, mas de extrema importância para evitar surpresa e conflitos. Determine desde já os critérios de reajuste dos valores do contrato.

Para itens de mão de obra pode ser utilizado, por exemplo, o dissídio da categoria. Para materiais podem ser usados índices como INCC e IGP, ou então a própria variação dos insumos da composição básica do produto. Inclusive, para contratos com prazos de vigência mais curtos, o critério adotado pode ser não haver reajustes.

O importante é definir critérios claros e justos para ambos os lados, e evitar surpresas durante a vigência.

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5. Determine e descreva as etapas e prazos intermediários dos serviços

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É muito comum ocorrer interferências no plano da obra que geram, além de atrasos, custos adicionais. Quem deve arcar com os custos de mais uma diária da locação de um equipamento: contratante ou contratada? Se o contrato apresenta início em janeiro e término em dezembro, onde está descrito o que deve ser executado durante o mês de fevereiro? E se nada for executado?

Não deixe para ter que responder a estas questões no decorrer do contrato, até porque certamente as respostas de contratante e contratada não vão convergir.

Desde a negociação até a elaboração do contrato deixe claras as etapas em que os serviços deverão ser executados, as metas intermediárias que devem ser cumpridas. Evite pautar as tratativas baseado num prazo global, apenas com início e término do contrato como um todo. Para tanto, pode-se utilizar de trechos da obra ou pavimentos por exemplo.

É fundamental que prestadores e fornecedores estejam cientes do planejamento da obra e, nesse contexto, cabe a contratante eliminar possíveis restrições, enquanto a contratada deve cumprir as metas estabelecidas pelo plano. Trate sobre quais serão as ações na possibilidade de um dos lados falhar, mantendo o bom senso sempre.

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6. Trate sobre os critérios de aceitação dos serviços

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Muitas vezes na prática acontece assim: você contrata a execução do gesso liso e espera, além do serviço bem executado, que o pavimento seja entregue limpo, organizado, pronto para o próximo serviço; a contratada entrega apenas o gesso liso.

E quem organiza e faz a limpeza? Isso já estava claro na contratação?

A solução é se antecipar e tratar isso na raiz, estabelecendo todos os critérios desde a negociação. Uma boa COMUNICAÇÃO é capaz de entregar tudo o que você precisa. Tenha certeza de que a outra parte entendeu sua mensagem e que estão trabalhando com as mesmas expectativas.

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7. Especifique a qualidade e desempenho dos materiais

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É cada vez mais comum que as negociações de serviços incluam o fornecimento de materiais. Isso porque temos tratado cada vez mais sobre responsabilidades, garantias, atendimento a normas. Assim, a contratada garante o produto e controla os custos, enquanto a contratante se sente segura pela responsabilidade compartilhada.

Porém, esteja muito atento e especifique sempre que possível a qualidade e desempenho dos materiais que serão aplicados. Se não houver controle, a contratada pode optar por produtos mais baratos, ou se utilizar de métodos para potencializar os rendimentos que comprometam a qualidade.

Por mais que, no caso de haver problemas, os contratados sejam responsabilizados pelos retrabalhos e custos extras, o cliente já poderá ter sido afetado, ou no mínimo o planejamento e demais serviços da obra. Além disso, muitas vezes lidamos com empresas de pequeno porte, que não terão condições de arcar com altos custos.

Portanto, questione, pesquise, seja exigente, pois só assim poderá realmente ficar tranquilo por ter minimizado ao máximo a possibilidade de problemas e manutenções futuras.

 

Por fim, alertamos que todos da equipe administrativa são peças importantes nesse gerenciamento, e devem estar atentos a estes aspectos. Se você e sua equipe ainda não aplicam estes itens nas negociações, ou se por vezes alguns deles são esquecidos, sugerimos que considerem a elaboração de um checklist. Listar todos os pontos que julgam importantes para a gestão das cotações e contratações facilitará muito a compreensão do que realmente é relevante no processo.

E vocês irão perceber que este é um trabalho que sempre poderá ser aprimorado, pois são muitas as variáveis. Mas independente disso, e das particularidades e dificuldades de cada empresa, obra ou serviço, não deixem de se aplicar a este trabalho. Com o tempo, certamente os avanços e resultados positivos serão notados, e toda a equipe poderá dar sequência à melhoria contínua do processo de gestão e negociação de contratos.

Comente sobre suas experiências nessa área! E não deixe de compartilhar este conteúdo com sua equipe e amigos.

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